為何時間管理總是失敗?

時間總是不夠用?看了很多時間管理大師講述的方法但時間還是管理得很差?透過這篇戳破你的時間管理思維誤區!


你一定有看過下面這張圖

此圖是由美國的管理大師科維提出的時間管理理論,主要想帶出的概念是

  1. 我們的事情可以依照『緊急』及『重要性』分類為四象限

  2. 我們常常先做『不緊急不重要』or『緊急不重要』的事情在瞎忙

  3. 要想管理時間,除了緊急且重要的事情外,我們應該更優先做重要且不緊急的事

概念聽起來很對,但你有沒有想過,知道這個概念後對你的人生有什麼改變呢?就我自己來說,在不知道這個概念前還好,知道這個概念後我的時間管理技巧反而變得更差了!為什麼呢?因為有些事情不是那麼容易被分成重要還是不重要的,知道這個概念後除了要判斷某件事屬於哪個象限外,還額外造成了不必要的心理負擔

優先做重要且不緊急的事情的時候

反而會擔憂緊急不重要的事還沒做!

問了我身邊的朋友與前輩們發現大家都被“知道”這個概念所苦惱!知道這個理論後最可怕的是在做”緊急但不重要”的事的時候,會擔憂重要的事情都晾一邊沒進度,一來一往分心擔憂最後反而總體效率更差了!因為不管你在做哪個象限的事情,都多了來自其他象限尚未執行的心理壓力成本

盲目知道四象限理論,反而會被四象限困住甚至引發選擇困難症,
最終心煩意亂乾脆什麼都不做

患得患失,是我覺得對於知道這個理論後最為悲劇的下場

我很不幸地知道這個理論了,也深有同感覺得時間管理變得更差了,有沒有什麼解決辦法?

有!絕對有!首先我想說的是,想要控制這四象限裡面做事的順序,就我個人來說,我覺得根本是騙人的,考慮人性及心理因素,上面的四象限做事順序大多時候你根本就無法控制,理由如下

1.對於重要且緊急的事

  • 例如明天突然就是死線要交給老闆產品企劃書這種事,其實根本不用特意安排,也不用談什麼時間管理,你自然會最優先去做,因為你知道沒做成你就死定了!年底考績分紅直接byebye甚至整個人黑掉被老闆討厭!

2.緊急但是不重要的事

  • 這類事很常出現,大部分是來自於第三方的催促或是人情壓力(例如同事跟你催要資料、年底週年慶大拍賣快要結束等等)雖然這些事不重要,但你不趕快做完心理會有很大的壓力,因為它是如此的緊急,所以你會遲遲放不下心,甚至影響到你做其他事情的效率。

3.不緊急不重要

  • 這類事情是最弔詭、最可怕也是最常發生的,明明超級不重要但是執行力超級驚人,想一下你看到好看的劇會忍不住看幾集?肯定是好幾集甚至一整季對吧?上網購物時你真有辦法控制自己在一定的時間內完成而不會不小心被其他商品吸引而逛了更多時間?『不重要但是執行力超級驚人』是此類事情最可怕的特徵!我個人認為『不緊急不重要』的執行力強大程度僅次於『重要且緊急』,你根本不用特別安排時間也會自動去做,因為大多都是娛樂事項,做的很開心不用動腦,刻意抵抗不去做反而很費力!

4.重要但是不緊急

  • 例如像是明年的畢業論文、期中考、產品企劃案等等,這個類別的共通特性是通常你會覺得時間還很久,沒關係,我可以慢慢來明天再說好了..但等你意識到來不及的時候通常已經為時已晚!『覺得時間很長慢慢來最終導致執行力低落』是此類事件共同的特徵。

講了這麼多,既然四象限時間管理法沒用,那時間到底要怎麼管?

經過我的血淚慘痛教訓,對於時間管理只要掌握四個字『化繁為簡』

從今天開始對於時間管理沒有四象限,就只有兩象限,分別為『自動導航模式』&『重要卻不緊急的事』,自動導航模式就是憑你的原始直覺,想做就去做,但是當你想要刻意去安排時間的時候,請一律無腦直接做重要且不緊急的事,不要再想那麼多了!為什麼呢?

  • 對於『緊急重要的事』若真的很緊急重要,光想到沒完成所帶來的可怕災難,不用特別想你就會去做了,哪需要安排時間?先完成它就是一切,你一定會自動擺在第一位去完成它!

  • 對於『緊急但不重要的事』,你都還有餘力去考慮安排事情的優先順序,代表那些緊急的事對你來說都還存在足夠的時間去完成它,別怕!讓子彈再飛一會兒,等最後死線到了再去做就好,反正它不重要,有時逼進死線去做反而更能聚精會神,花費時間更短效率更高!

  • 對於『不重要不緊急的事』,這是個人慾望及注意力管控問題,會再開另一篇文章專門探討並介紹關於注意力渙散如何拉回的小技巧。

以上是我對於時間管理慘痛的教訓及經驗分享,你也跟我一樣是被這個理論深受其害的人嗎?還是說這個所謂四象限理論對你來說真的有幫助?不要吝嗇!一起留言分享你的看法!!

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台大電子所畢業,現任聯發科晶片設計工程師,參與設計過OPPO A75, R15 核心晶片開發,深信成功是有一定的模式和原則,樂於透過親身實踐的方式,將寶貴的成功經驗或是採到的雷分享給大家。

Master21

聯發科工程師